Những hiểu biết cơ bản về kỹ năng tin học văn phòng

Hiện nay, kỹ năng tin học văn phòng đang là một trong những kỹ năng chiếm vị trí vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề và lĩnh vực. Để thành thạo được kỹ năng này, bạn cần nắm vững những thông tin cơ bản cũng như những thao tác trên phần mềm máy tính. Vậy kỹ năng tin học văn phòng là gì, cùng tham khảo ngày bài viết dưới đây của tuyensinhmut.edu.vn để cùng biết thêm chi tiết nhé!

Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng (Office Information Skills) là khả năng đánh máy, nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản, … và những kiến thức kỹ năng về Word, Excel, Powerpoint, Photoshop, … Những kỹ năng này sẽ hỗ trợ trong quá trình học tập cũng như công việc trong tương lai của bạn. Chính vì vậy, ngay từ khi còn là học sinh – sinh viên, việc trau dồi thêm kiến thức về tin học văn phòng sẽ giúp ích bạn được rất nhiều trong tương lai.

Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng

Vai trò của kỹ năng tin học văn phòng

Hiện nay, ở thời đại 4.0, hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thông thạo tin học, đặc biệt là các kỹ năng tin học văn phòng để có thể thực hiện tốt các công việc văn phòng như: dịch thuật giấy tờ, tài liệu; hoạt động kế toán – kiểm toán hoặc các hoạt động liên quan đến hành chính – nhân sự và Quản lý.

Như bạn thấy, hầu hết các cơ hội việc làm tại các cơ quan, doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu, cụ thể là trình độ và chứng chỉ tin học văn phòng. Đó là một kỹ năng mềm mà bạn có thể dễ dàng có khi còn đi học nếu bạn thực sự được thực hành và cảm nhận nó.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Sau đây là những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhưng lại rất cần thiết. Và để bạn biết rõ hơn về các kỹ năng đó, chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Kỹ năng sử dụng Word

Kỹ năng sử dụng Microsoft Word hay còn được gọi với tên khác là Winword – một trong những công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty Microsoft. Bạn cần có rèn luyện các thao tác sau Để có kỹ năng sử dụng Word tốt:

  • – Nhập văn bản, định dạng: Gõ đúng tiếng Việt, phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, định dạng chữ.
  • – Lập và chèn các bảng dữ liệu vào tệp word.
  • – Chèn hình ảnh, vẽ sơ đồ.
  • – Chèn các ký tự: Chèn liên kết
  • – Thiết lập trang văn bản về căn lề, khổ giấy, tiêu đề, mục lục, số trang 
  • – Đặt mật khẩu bảo vệ cho tệp tin đã soạn thảo

Ban hầu như cần phải sử dụng thành thạo công cụ Word trong công việc. Và để làm được điều đó, bạn cần có những thói quen luyện tập gõ tay bằng 10 ngón thông qua các ứng dụng như Rapid Typing, Typing Web, 10FastFingers, Typing Karaoke, … 

Kỹ năng sử dụng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Excel là kỹ năng thực hiện tính toán trong phần mềm Excel bằng các câu lệnh. Bảng tính của Excel gồm có nhiều ô được tạo ra từ các dòng và cột nhằm nhập dữ liệu và cần có các công thức tính toán để tránh bị sai sót dữ liệu. Exel sẽ gồm những kỹ năng cơ bản như sau:

  • – Tạo trang tính và định dạng dữ liệu trong trang tính đó.
  • – Định dạng tự động theo yêu cầu (địa điểm, ngày tháng năm,…)
  • – Sử dụng hàm tính toán thông dụng như: If, Sum, Average,Hlookup, Min, Max, Day, Month, Year, 
  • – Sử dụng công cụ lọc dữ liệu theo yêu cầu 
  • – Vẽ Biểu đồ và tạo liên kết biểu đồ với trang tính
  • – Thiết lập in, bảo mật file cho trang tính có độ bảo mật cao

Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint

Kỹ năng sử dụng PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu các trang trình bày. Đây cũng là công cụ được sử dụng khá phổ biến ở hiện nay. Hầu hết công cụ này hỗ trợ phần lớn hỗ trợ cho việc thuyết trình. Chính vì vậy, để có một bài thuyết trình xuất sắc, bạn cần có những hiểu biết cơ bản về Power Point như:

  • – Chỉnh sửa, biểu đồ, vẽ hình khối trong trang trình bày 
  • – Sử dụng các phương pháp trình chiếu, thiết kế qua các lệnh như Transition, Themes design.
  • – Tạo hiệu ứng chuyển đổi mỗi trang slide, hiệu ứng xuất hiện cho mỗi ô văn bản
  • – Tạo mật khẩu cho file
  • – Chuyển đổi file từ định dạng PPT sang định dạng PDF

Ngoài những kỹ năng trên, bạn cũng có thể bổ sung thêm các kỹ năng khác các như cài đặt bộ gõ tiếng Việt Unicode, nắm được những phần mềm diệt virus phổ biến,  tìm hiểu cách khôi phục dữ liệu khi khóa nhầm hoặc mất điện, …

Kết luận

Trên đây chính là một số chia sẻ về kỹ năng tin học văn phòng cũng như các kỹ năng mềm cơ bản trong tin học cơ bản mà tuyensinhmut.edu.vn vừa chia sẻ. Qua bài viết này hi vọng đã đem đến những trải nghiệm hữu ích cho các bạn đọc.

Viết một bình luận