Kỹ năng lập kế hoạch – Chìa khóa vàng giúp bạn làm việc hiệu quả

Trong công việc cũng như trong đời sống hàng ngày, kỹ năng lập kế hoạch luôn là việc làm quan trọng để mọi thứ luôn diễn ra một cách hiệu quả và theo đúng mong muốn của bạn. Khi bạn có quá nhiều việc phải làm trong cùng một ngày, và có quá nhiều dự định cho tương lai khiên bạn không thể lựa chọn hay sắp xếp mọi thứ.

Tuy nhiên, với kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề đó. Cùng Tuyển Sinh MUT tìm hiểu xem Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Và làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch qua bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm các kỹ năng cho phép bạn quản lý bản thân, đồng nghiệp hay các nguồn lực có sẵn bao gồm thời gian, các điều kiện xung quanh nhằm đạt một mục tiêu mong muốn nào đó.

Dù bạn đang thực hiện một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp lớn, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn có thể tập trung vào mục tiêu cụ thể cần phải đạt được và quyết định những bước cần thiết tiếp theo để hoàn thành công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch

Những lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch mang lại

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của mỗi cá nhân và cả một tổ chức. Bên cạnh đó, kỹ năng này mang lại rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích chính của kỹ năng lập kế hoạch khiến nó trở nên quan trọng: 

Giúp tăng cường khả năng chiến thắng đối thủ 

Vì bước đầu của quá trình lập kế hoạch là phân tích tình hình hiện tại, các tổ chức có thể có được cái nhìn thực tế và khách quan về điểm mạnh cũng nh điểm yếu của họ so với các đối thủ cạnh tranh chính. Hơn thế nữa, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn chỉ ra những điểm yếu của đối thủ và cho phép bạn sử dụng sức mạnh của mình theo cách mà bạn đánh trúng vào điểm yếu nhất của đối thủ

Giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực 

Vì tất cả các tổ chức đều có các nguồn lực hạn chế, nên kỹ năng lập kế hoạch là điều thiết yếu để phân bổ hợp lý các nguồn lực này. Kỹ năng này giúp tối đa hóa hiệu quả và bên cạnh đó giảm lãng phí tài nguyên cho các dự án có ít hoặc hầu như không có cơ hội thành công. 

Cải thiện sự hợp tác 

Kỹ năng lập kế hoạch còn giúp thúc đẩy tinh thần cộng tác vì tất cả các thành viên trong nhóm đều đảm nhận vai trò và trách nhiệm riêng của họ. Mọi người thường được khuyến khích làm việc cùng nhau để có thể đạt được một mục tiêu chung, làm tăng thêm khả năng hỗ trợ lẫn nhau cũng như giảm thiểu những xung đột trong công việc.

Các bước để lập một bản kế hoạch công việc hiệu quả 

Kỹ năng lập kế hoạch
Các bước xây dựng kế hoạch

Để có thể lập được một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được những bước sau đây: 

  • Xác định được mục tiêu 
  • Xác định được nội dung công việc 
  • Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu và khi nào 
  • Xác định công việc đó ai đảm nhận 
  • Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên
  • Tập trung thực hiện kế hoạch 
  • Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch 
  • Luôn kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch 

Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch là cả một quá trình dài và liên tục. Dưới đây là một số ý tưởng để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch như sau: 

Suy nghĩ trên giấy 

Để chú trọng vào các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bạn, có một loạt những bước bạn có thể thực hiện để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Hãy suy nghĩ và viết ra giấy mọi thứ là việc đầu tiên và là điều cần thiết để bạn có thể kiểm soát tình hình trong mọi hoàn cảnh khẩn cấp hay đang xảy ra khủng hoảng.

Trước khi bạn thực hiện bất kỳ hành động nào, hãy lập danh sách tất cả mọi thứ bạn phải làm để giải quyết được vấn đề và vượt qua giai đoạn khủng hoảng.

Kỹ năng lên kế hoạch
Suy nghĩ và viết ra giấy mọi thứ là việc cần thiết

Vào năm 1342 sau Công Nguyên, nhà triết học William (Occam) đã phát triển khái niệm được gọi là dao cạo của Occam. Nguyên tắc này nói rằng, khi giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc tình huống cấp bách nào, cách thức, giải pháp nào đơn giản và trực tiếp nhất thường là giải pháp đúng. Điều này có nghĩa rằng trong bất kì hoàn cảnh nào, hãy phác họa các vấn đề trên giấy và dùng các phương pháp đơn giản để giải quyết chúng cũng trên trang giấy đó.

Hãy tập trung và bắt đầu bằng cách thử những giải pháp đơn giản nhất.

Hướng mọi người theo đuổi cùng một mục tiêu

Giao tiếp là một chìa khóa nhằm để giúp mọi người gắn kết,cùng nhìn về một hướng. Kỹ năng lập kế hoạch cũng có thể mang lại lợi ích cho sự hợp tác nhưng nó không thể được thực hiện nếu như không có sự giao tiếp hiệu quả và khéo léo. 

Ví dụ: hãy gửi tin nhắn qua email hoặc gọi điện thoại thông báo cuộc họp trực tiếp hàng tuần nhằm phục vụ mục đích giao nhiệm vụ và phân công công việc cho các cá nhân, cũng như kiểm tra tiến độ, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Tạo lịch trình

Sử dụng lịch hoặc bất kỳ công cụ nào trực tuyến để tạo lịch biểu cho chính bạn và những người khác theo dõi. Một khi tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp một cách logic, mạch lạc theo thứ tự ưu tiên và quan trọng thì việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng sẽ không còn là thử thách khó khăn nữa.

Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và sẵn sàng dành ra một khoảng thời gian nghỉ giữa chừng cho bất kỳ sự gián đoạn nào trong quá trình làm việc. Điều này giúp bạn cải thiện được kỹ năng lập kế hoạch và tư duy có hệ thống và logic. 

Ưu tiên các nhiệm vụ trong tầm tay 

Suy nghĩ về khả năng hoàn thành của bất cứ nhiệm vụ nào cũng sẽ giúp bạn xác định được tầm quan trọng của nó, bên cạnh đó bạn có thể dễ dàng quyết định nhiệm vụ ưu tiên, quan trọng trước mắt của mình là gì.

Hãy học cách hình dung được quá trình cũng như kết quả mà bạn nghĩ mình sẽ bắt đầu tiến hành. Để từ đó, bạn có thể cân nhắc đưa ra một số điều chỉnh cần thiết và phù hợp cho danh sách nhiệm vụ của mình nhưng vẫn đảm bảo được rằng những việc cấp thiết nhất phải được hoàn thành ngay lập tức.

Đặt ra các câu hỏi cụ thể 

Việc đặt câu hỏi luôn là điều quan trọng và giúp ích rất nhiều khi bạn thực hiện cùng lúc nhiều công việc. Hai câu hỏi tốt nhất để giúp bạn đi đúng hướng mà Tuyển Sinh MUT gợi ý cho bạn là “Tôi có thể làm gì và chỉ tôi làm điều đó, nếu làm tốt, sẽ tạo ra sự khác biệt thực sự? ” Câu hỏi thứ hai mà bạn phải hỏi và trả lời lặp đi lặp lại  là ” Điều gì mang lại nhiều giá trị nhất mà tôi có thể làm ngay bây giờ? ”. 

Dù câu trả lời của bạn cho những câu hỏi này là gì, hãy kỷ luật bản thân để làm việc theo ưu tiên đó cho đến khi nó hoàn thành. Khi bạn tập trung vào những ưu tiên cao nhất của mình, bạn sẽ trở nên năng suất và hiệu quả hơn trong việc. Từ đó, giúp bản thân và doanh nghiệp của bạn thoát khỏi khủng hoảng.

Kết luận

Qua bài viết này, tuyensinhmut.edu.vn hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ thêm về kỹ năng lập kế hoạch cũng như cách bạn có thể thực hiện để cải thiện kỹ năng mềm này hàng ngày. Hãy luôn lập kế hoạch và thực hiện chúng với sự tập trung và quyết tâm cao nhất để hướng tới mục tiêu mà bạn mong muốn nhé. 

Viết một bình luận