Kỹ năng quản lý thời gian – Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?

Quỹ đạo thời gian đều có 24 giờ một ngày, có người làm được những điều lớn lao, có người lại cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa, những lại có người cân bằng được giữa công việc và thời. Nhưng không phải ai cũng nhận ra rằng, điều khác biệt duy nhất ở đây chính là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.

Nếu bạn còn đang băn khoăn cách tăng năng suất cho công việc của mình, hãy cùng Tuyển sinh MUT khám phá kỹ năng quản lý thời gian qua bài viết dưới đây nhé.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian có thể được xem là một tổ hợp các kỹ năng quan trọng, nhằm giúp bạn quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của mình mỗi ngày một cách hiệu quả. Một số kỹ năng quản lý thời gian như:

  • Kỹ năng tổ chức
  • Kỹ năng lập mục tiêu
  • Kỹ năng quản trị
  • Kỹ năng lập kế hoạch
  • Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian giúp đảm bảo năng suất công việc

Khi bạn là người có kỹ năng quản lý thời gian, bạn không những chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân, mà còn rất được lòng các nhà tuyển dụng. Vì ngoài khả năng quản lý thời gian, ở bạn cũng đã hội tụ đủ các kỹ năng liên quan khác trong việc tổ chức và hoàn thành công việc để trở thành một nhân viên tiềm năng của doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, bạn được kỳ vọng sẽ đảm bảo năng suất làm việc tốt và mang lại giá trị tích cực mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong công việc

Tăng năng suất làm việc

Có lẽ lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian là cho phép chúng ra làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian mà chúng ta sử dụng. Từ đó, chúng ta có thể tập trung hơn vào các công việc quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc

Nhanh chóng đạt được mục tiêu

Ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép chúng ta đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp chúng ta đưa ra những quyết định hiệu quả và có khả năng phân biệt, ưu tiên được những công việc nào có tính quan trọng hơn trong quá trình làm việc

Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm

Công việc sẽ càng phức tạp và khó có thể kiểm soát hơn nếu bạn tham gia thêm vào các công việc nhóm, hoặc trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó. Chính vì thế, kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình trong ngày.

Từ đó, bạn sẽ nhận được rất nhiều tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn nhanh chóng hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả

Giảm stress

Đã bao giờ bạn phải vừa ăn vừa di chuyển trên đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, không có thời gian cho những sở thích bản thân hay thậm chí là thời gian dành cho gia đình hay chưa? 

Xoay cuồng giữa guồng công việc cũng đần khiến cuộc sống của bạn trở nên căng thẳng và áp lực. Và nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian, không cân bằng được giữa thời gian với công việc.

Vậy nên, khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, căng thẳng cũng vì thế cũng sẽ dịu đi.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm cơ hội mới trong cuộc sống

Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội công việc.

Vì vậy, hãy học cách rèn kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.

12 cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả

  1. Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Việc lập danh sách, dù là danh sách những việc bạn cần làm hay những thực phẩm bạn cần mua cũng sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi. 

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập “to-do-list”, bạn phải hình dung những việc cần làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện được thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

Kỹ năng quản lý thời gian
Bắt đầu ngày mới bằng việc lập “list to do”.

Việc lập danh sách sẽ giúp bạn xác định đường đi, đích đến. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Hơn thế nữa, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không nào?

  1. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng

Sau khi bạn đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc để quản lý thời gian. 

Hãy cân nhắc về tính quan trọng, mức độ khó cũng như giá trị mà công việc mang lại. Bạn nên dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.

Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi trà sữa với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn, và hãy nhớ ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.

  1. Xây dựng lối sống tối giản

Có bao giờ bạn muốn bắt tay vào làm việc nhưng lại chẳng tìm thấy cuốn tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất đi?

Vậy nên, giải pháp tối ưu đó là hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách có logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, thì bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối.

Việc đơn giản hóa cuộc sống không những giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc một cách tối ưu mà còn tiết kiệm được thời gian để tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.

  1. Tận dụng thời gian trống

Mỗi giây trôi qua bạn đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Và tất nhiên bạn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn, …

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi ngẩn ngơ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn mà bạn đang làm.

Hoặc nếu cuộc hợp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút, hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại “to-do-list” của mình để theo dõi tiến độ công việc. Thậm chí, bạn có thể tận dụng được thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình đấy.

  1. Không trì hoãn

Có thể bạn chưa biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai. Vì vậy, đừng đợi khi có hứng mới làm, đừng đợi sắp trễ deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới có ý định ngồi vào bàn làm việc. 

Hãy trở nên thật cứng cỏi với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc của bạn ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp trong lo sợ thôi. Chậm nhưng chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng vẫn chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho xong việc.

Và tất nhiên, sau khi hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ cảm thấy có thêm động lực để tiếp tục lên một dự định mới, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà đã được bạn mài dũa qua từng ngày.

  1. Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp

Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều, thậm chí có người làm việc hiệu quả vào ban đêm. Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những ưu điểm của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.

Khi bạn đã xác định được “khung giờ vàng”, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ năng quản lý và tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

  1. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp

Đã bao giờ bạn lục tung cả căn phòng chỉ để tìm kiếm một bộ hồ sơ, hay mất cả tiếng vì không nhớ file hợp đồng của khách hàng để ở đâu trong laptop? Rõ ràng, việc giữ cho mọi thứ đâu vào đấy sẽ giúp bạn tiết kiệm cả khối thời gian và đỡ căng thẳng hơn. Tổ chức mọi thứ theo một quy củ gọn gàng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian. 

Hãy dọn dẹp laptop của mình, phân loại các danh mục liên quan với nhau vào cùng một file. Và hãy xóa những thứ không cần thiết. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ngay khi cần bất cứ tài liệu gì.

  1. Lên kế hoạch dài hạn

Bạn đã từng nghĩ rằng, làm việc từ xa tức là thích thì làm, không thích thì tha hồ xả hơi bất cứ khi nào mình muốn chưa? Bạn có thể làm thế nhưng cách làm việc theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào làm được tới nơi tới chốn cả.

Việc lên kế hoạch dài hạn khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là cũng vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn. 

Hãy bắt đầu với buổi sáng bằng cách lướt qua danh sách các công việc trong ngày, sau đó thì hoàn thành chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn. Những bản kế hoạch được phân chia theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và không bỏ lỡ bất cứ deadline nào.

  1. Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung

Đúng là làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn rất nhiều, nhưng đó cũng là một cái bẫy khiến chúng ta xao lãng, mất tập trung. Không ai có thể thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ nhìn vào màn hình tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook cứ inh ỏi liên tục.

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ở một góc khác. 

  1. Học cách nói “không”

Bạn biết đấy, thời gian là vàng, là bạc. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng, bạc” được. Khi bạn ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn thêm kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái “stress” mà thôi.

Bạn có thể từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa,  và cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình chưa xong. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại tính giá trị.

  1. Học cách quản lý thời gian mỗi ngày

Đã là kỹ năng thì căn bản việc bạn có thể quản lý thời gian mỗi ngày chắc chắn là sẽ học được. Tuy nhiên, bạn hãy bắt đầu bằng những mẹo nhỏ, cách khóa học quản lý thời gian miễn phí. Sau khi áp dụng bạn sẽ thấy được rằng mình phù hợp/ không phù hợp với phương pháp nào.

Hãy thử và nếu sai, từ đó rút kinh nghiệm để áp dụng sau này  chính là cách bền vững nhất khi học kỹ năng mới.

  1. Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian
Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian cũng là một cách hiệu quả

Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể học hỏi từ những chuyên gia nước ngoài để xây dựng một góc nhìn tổng quát cho bản thân trước khi bắt đầu áp dụng. Dưới đây là một số cuốn sách được đánh giá cao về hướng dẫn phát triển kỹ năng quản lý thời gian bạn có thể tìm đọc:

  • The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss: Cho bạn thấy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ làm việc 4h mỗi tuần mà vẫn đảm bảo cuộc sống thành công.
  • Getting Things Done – David Allen: Nếu bạn hay bị căng thẳng và không thể hoàn thành mọi việc thì đây là cuốn sách cho bạn
  • First Things First – Stephen Covey: Tổng quan về cách xác định điều quan trọng và lên kế hoạch thực hiện.
  • Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.
  • The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson: Quản trị thời gian cho các cấp bậc quản lý.

Kết luận

Cuối cùng, sau một ngày làm việc bận rộn, bạn hãy nhìn lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ đồng hồ vừa qua. Tuyển sinh MUT hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng kỹ năng quản lý thời gian vào các công việc trong tương lai của mình.

Viết một bình luận